Swimlane-Diagramm

 

O'PEEP'S ERKLÄRUNG: SWIMLANE-DIAGRAMM

Du fragst Dich, warum dieser Prozess so lange dauert und so aufwendig ist? Jetzt hast Du mit 5 Personen aus 3 verschiedenen Abteilungen gesprochen. Jeder sagt Dir, dass er/sie “immer auf die anderen wartet”, und "die anderen" liefern nie vollständige Informationen. Das Fehlen der vollständigen Informationen führt zu einer neuen Schleife, die wiederum zu Mehraufwand führt und noch länger dauert... Zeit, dieses Chaos zu beheben und ein Swimlane-Diagramm zu machen!

blick ins elearning

audio-guide-app

 

Ein Swimlane-Diagramm ist eine Prozess Map, die visualisiert, wer was in einem Prozess tut. Die Prozessschritte können über eine Zeitachse visualisiert werden. Ein Swimlane-Diagramm macht Aufgaben transparent und veranschaulicht Übergaben, die den Prozess verlangsamen. Typischerweise wird ein Swimlane-Diagramm zusammen mit einem Team erstellt. Das stellt sicher, dass alle Beteiligten beim ihre Perspektive einbringen und ein gemeinsames Verständnis vom Prozess entwickeln. Die Gruppe wird viel Input für dich haben!

UND SO ERSTELLT MAN EIN SWIMLANE-DIAGRAMM

Entweder verwendet man - ganz analog - ein großes braunes Papier und hängt es an die Wand. Oder man hält den Prozess virtuell auf dem Online Whiteboard fest.

  1. Erkläre den Sinn und Zweck: Warum wollt ihr den Prozess gemeinsam abbilden? 
  2. Legt gemeinsam fest, wo der Prozess beginnt und wo er endet
  3. Identifiziert die Funktionsbereiche, Rollen und Personen, die an dem Prozess beteiligt sind
  4. Lege mit dem Mappen los, indem Du das Team fragst: "Wer macht den ersten Schritt? ...Und was ist der erste Schritt?"
  5. Schreibe alle folgenden Aktivitäten und Entscheidungen auf, indem Du für jede Aktivität fragst: "Wer macht was?". Gibt es Abkürzungen, Rückkopplungsschleifen, doppelte Kommunikation?
  6. Parallel dazu: Halte Kommentare von der Gruppe fest.
  7. Verbinde die Aktivitäten, bis das Bild klarer wird.

 

Ein gutes Beispiel für ein Swimlane-Diagramm. Wie erstellt man ein Swimlane-Diagramm?

BEISPIEL FÜR EIN SWIMLANE-DIAGRAMM 

Die Erstellung neuer eLearnings dauert viel zu lange und ist mit viel Aufwand verbunden. Es gibt so viele Schleifen - das ist für alle frustrierend. Wir haben uns gefragt, warum das so ist und wie wir den Prozess verbessern können. Also haben wir ein Swimlane-Diagramm gemacht. Was denkst Du, wie wir uns verbessern können?


TIPPS FÜR PRAKTIKER

  • Wenn Du in einem Besprechungsraum auf Papier arbeitest, wähle am besten ein horizontales Swimlane-Format.
  • Wenn Du mit einer Software arbeitest, in der Du endlos nach unten scrollen kannst, arbeite im vertikalen Swimlane-Format (siehe Beispiel)
  • Wenn Du Dein Swimlane-Diagramm mit Post-its beklebst, bist Du flexibel und kannst Dein Bild ständig an den Input anpassen.
  • Jede Aktivität sollte mit einem Verb beschrieben werden. Das stellt sicher, dass ihr euch wirklich auf die Aktionen konzentriert und nicht nur auf den aktuellen Status eines Elements oder einer Dienstleistung im Prozess.

audio-guide-app

 

Du möchtest mehr über Prozess Mapping erfahren? Einige Übungen wären hilfreich? Schau doch mal in unser eLearning zum Thema Prozess-Mapping.

blick ins elearning info zum prozess maps kurs